De klant wil een offerte, wat nu?
Indien 70% of meer van dit soort aanvragen omgezet wordt in een opdracht is er ogenschijnlijk niets mis met deze aanpak.
Scoort u echter qua conversie naar opdracht veel lager, dan kan het zo zijn dat u te vaak verliest van uw concurrent en verdient dit een nadere analyse. In de praktijk kan de vraag om een offerte of voorstel echter vele andere motieven hebben die het conversiepercentage verlagen:
- Afwimpelen: de klant wil het gesprek met u beëindigen zonder u een vervelend gevoel te geven.
- Benchmarken: de klant gebruikt uw offerte om de prijs te vergelijken met die van zijn huidige leverancier.
- Oriëntatie: de klant bevindt zich qua ‘koopcyclus’ nog in de probleem- of oriëntatiefase, en de offerte is voor hem meer een beeldvormend’ document.
- Opdracht: de klant heeft van iemand anders (beslisser of inkoper) de opdracht gekregen om offertes op te vragen.
Hoe kunt u omgaan met een offerteaanvraag?
Natuurlijk is de wijze waarop u een offerteaanvraag behandelt afhankelijk van het belang van de klant, de grootte van de aanvraag en de zogenaamde product-markt combinatie (PMC).
Onderstaand vindt u een zevental vragen die u kunt stellen indien u een (telefonische) aanvraag krijgt. Belangrijk is dat u de klant uitlegt dat u een aantal vragen gaat stellen om zo goed mogelijk aan te sluiten bij wat hij/zij wil.
1. Hoe bent u bij ons terechtgekomen?
Indien via iemand uit uw netwerk dan deze bedanken!
2. Wat is concreet uw vraag?
Bijna altijd is er een ‘vraag achter de vraag’.
3. Wat is het budget?
Motiveer deze vraag altijd: ik vraag dat omdat….
4. Wanneer wilt u starten? Wanneer wilt u de offerte ontvangen en waarom?
U wilt weten waar de prospect zich bevindt in de ‘koopcyclus’
5. Wie heeft u naast ons nog meer gevraagd om een offerte te maken?
Motiveer deze vraag: u zult toch op basis van historie zaken doen met…
6. Hoe moet de offerte eruit zien, wat wilt u dat we er wel/niet in verwerken?
Bijvoorbeeld concept per e-mail: kan je inspanning en tijd schelen
7. Wat gaat er na ontvangst gebeuren? Wie is naast u nog meer verantwoordelijk voor de besluitvorming?
Probeer de decision making unit (DMU) altijd in kaart te brengen.
Nadat u een goed beeld heeft van wat de klant wil en waarom hij een offerte wil, stelt u vriendelijk en zelfverzekerd: “Graag maak ik een passende offerte voor u. Als we verder gaan dan zullen we acties moeten afstemmen en als we het onverhoopt niet worden willen we graag leren van uw feedback. Wanneer kunnen we een evaluatiegesprek plannen?
Wedden dat uw conversiepercentage omhoog gaat?
Gratis workshop!
Wilt u meer weten over hoe uw onderscheidende offertes en aanbestedingen kunt opstellen?
Schrijf u hier in voor onze gratis workshop op 14 april van 13.30 - 17.00 te Soest.