Relatiemanagement via een 'Out of office' melding
Handig zo'n hulpmiddel. Je gaat op vakantie, zet ‘automatisch antwoorden’ aan op je e-mail server
en al je klanten weten bij wie ze terecht kunnen terwijl jij ergens aan een zwembad ligt.
Als het goed is tenminste…
Het goede nieuws is dat een toenemend aantal adviseurs beseft dat het instellen van de afwezigheidsmelding een vorm van relatiemanagement is, en deze dus vaker 'aan staat'.
De kwaliteit van de meldingen kan echter beter.
Het is begrijpelijk. Voor de betreffende vakantie moet er nog van alles worden afgerond en net voordat je denkt: ‘Zo, daar gaan we dan' denk je: “Oh ja, nog even dat ding aanzetten’. Tikketik, en ‘klaar is Kees’.
Neem uw eigen melding, voor zover aanwezig, er even bij en laten we eens kijken wat een ontvanger een goed gevoel geeft als hij of zij uw melding leest:
- Onderwerp
wat genereert de e-mail server automatisch? Is dat OK?
- Aanhef
Heb je die überhaupt? Beste lezer is al aardig toch?
- Positieve opening
Eerste indruk, weet u nog? Hoe kan ik de lezer op een originele manier informeren?
- De boodschap
Alleen ‘Ik ben met vakantie’ heeft wel een erg hoog ‘val me niet lastig’ gehalte. Maak het U-gericht en bied alternatieven bij wie men terecht kan. Hoe concreter, hoe beter, dus denk aan data, tijden en telefoonnummers.
- De afsluiting
Als de ander je mailt staat die waarschijnlijk niet te BBQ-en op de camping dus een klantgerichte zin om een goed gevoel mee te geven is een kleine moeite.
Wij adviseurs zijn vaak veel te druk met opdrachten om over dit soort details na te denken, vandaar bij deze een goed bewaard geheim: Jij of jullie afdeling communicatie denkt er één keer 15 minuten over na en stelt een sjabloon op voor je hele bedrijf.
Kleine moeite, tevreden relaties!