Effectief presenteren is te leren
Het presenteren van een voorstel, uitleggen wat de organisatie doet of jezelf en je eigen expertise goed voor het voetlicht brengen.Iedere professional heeft ermee te maken.
Iedere professional kan het leren. Het vergt wel enige training in presenteren maar ook discipline om leerpunten daadwerkelijk te oefenen. Dit is waar het in de praktijk vaak aan schort. We besteden uren aan de inhoudelijke kant, uren aan de PowerPoint Presentatie en denken dat de vaardigheid is zoals die is of dat deze vanzelf ontstaat. Neem uw tijd of maak tijd om ook de vorm te oefenen.
Onderzoeken tonen aan dat het overbrengen van een boodschap wordt bepaald door:
- Non-verbale communicatie 70%
- Stemgebruik 20-25%
- Woorden 5-10 %
Hoe zou u, op basis van deze getallen, uw voorbereidingstijd verdelen? Laten we de drie beïnvloedende factoren eens nader bekijken.
1. Non verbale communicatie (NVC)
NVC bestaat uit lichaamstaal en de visualisatie die uw presentatie ondersteunt. Ten eerste: ‘het lichaam liegt nooit’. Ieder mens vangt gedetailleerde signalen op van degene die presenteert en interpreteert deze onder een vergrootglas. Friemelen met de vingers? ‘Die persoon is onzeker en gespannen!’ Het loont dus de moeite om je eigen lichaamstaal te kennen en te werken aan het aanpassen van ongewenste ‘trekken’. Tip: oefen voor een camera. Een webcam of camera laat zien hoe je presenteert, van voren, maar ook van opzij. Mensen kennen zichzelf voornamelijk vanuit hun spiegelbeeld.
Ten tweede: ‘Een beeld zegt meer dan 1000 woorden’. Maak gebruik van de kracht van de visualisatie en daarmee bedoelen we niet dat u alles wat u gaat zeggen projecteert op PowerPoint slides. Een visualisatie moet uw kernboodschap vertalen in een beeld. Ongeveer 2/3 van de mensen is visueel ingesteld dus laat beelden zien. Presenteert u voor een groep inkopers of accountants dan is het beter om heel veel spreadsheets te tonen…
2. Stemgebruik
Intonatie en tempo: veel mensen spreken snel en ‘in komma’s’; ze vlechten de zinnen aan elkaar omdat ze moeite hebben met stiltes. Met het onvermijdelijke ‘uhhhhh’ als gevolg. ‘Spreken met punten’ gevolgd door stiltes legt het accent daar waar u het hebben wilt.
Volume: u dient zodanig te presenteren dat de achterste luisteraar uw presentatie kan horen, dus stem uw volume op deze persoon af. Met name het afwisselen van het volume helpt om de spanningsboog vast te houden.
Toon: hoge tonen dringen verder door. Met name mensen met een relatief lage stem: begin uw presentatie op een hogere toonhoogte. Monotoon spreken is een ‘sluipmoordenaar’, u praat uw toehoorders letterlijk in slaap. Net zoals bij volume, breng ook kleur aan in uw klanken.
3. Woorden
De meeste mensen gebruiken veel te veel woorden. Ieder verhaal is in 1 minuut te presenteren. Oefen dit. Wat zijn de ‘bullets’ die u in ieder geval wilt vertellen. De kunst van het weglaten is hierop dus van toepassing.
Heeft u last van zenuwen en ‘komt u niet uit uw woorden’? Leer de eerste 4-5 zinnen uit uw hoofd. U hoeft dan niet na te denken en u gaat ook niet allerlei dingen zeggen waar u later spijt van hebt. Als eenmaal die eerste minuut voorbij is dan loopt het meestal wel.
Als laatste is het goed om nog kort stil te staan bij de structuur of opbouw van uw presentatie. In de zakelijke praktijk zie je dat 80% van de presentaties in trechtervorm verloopt, men werkt naar de conclusie toe. Andersom communiceren, namelijk in piramidevorm, is veel effectiever. Het houdt de gedachte van de lezer of toehoorder langer vast. Denkt u er maar eens over na. Bij uitgebreide verslagen vind je de conclusie op een van de eerste pagina’s. In films die een miljoenenpubliek trekken laat men de moord of een ingrijpende gebeurtenis aan het begin zien en werkt men vervolgens toe naar hoe het zo is gekomen.
Binnen dat kader zou een goede opbouw zijn:
1. Zeg wat u gaat zeggen
a. Formuleer de kernboodschap b. Omschrijf uw conclusie
2. Zeg het
a. Argumenteer in bullets
3. Zeg wat u gezegd heeft
a. Vat samen in meerwaarde voor de luisteraar
Kortom, als je kunt praten kun je ook presenteren!
Lezers van dit artikel lezen ook:
Acquisitie door de vakinhoudelijke professional
Een vakinhoudelijke professional is geen verkoper. Hoe kan een vakinhoudelijke professional succesvol acquireren op een manier die hem/haar past? Alle geheimen over acquisitie op een rij.
> Lees meer
Training consultative-selling voor professionals
> Lees meer