De drie dimensies van timemanagement

Het is een ‘buzz-word’ van de negentiger jaren, timemanagement. Het goed managen van tijd neemt op dit moment weer sterk toe in belang, doordat we simpelweg meer activiteiten willen verrichten dan vroeger. Efficiency is een niet te keren trend en alles wat tijd bespaart is per definitie interessant.

De grootste tijdbespaarder bent u echter zelf !

U kunt volgens drie dimensies naar timemanagement kijken. De 1-dimensionale manier is de bekende to-do list. Op papier of bijvoorbeeld een takenlijst in outlook. De meeste mensen kijken naar hun to-do list , maken onbewust een keuze met welk item te starten en strepen dit dan na afloop zelfvoldaan door. Prima. Alles is beter dan helemaal geen lijst. U kunt deze manier echter gemakkelijke effectiever maken door een ander follow up systeem te hanteren. Het werkt als volgt:

• Zet een – bij elk actiepunt waar nog niets aan gedaan is
• Plaats een rondje O om – heen als u actie heeft ondernomen ofwel ‘het loopt’
• Maak van de – een + als je het hebt afgerond
• Is de taak vervallen, zet dan twee schuine streepjes ⁄⁄ door de -

Volgens kenners kan een dergelijke timemanagement toepassing u 20% tijd besparen. De filosofie achter dit systeem is uw positieve waardering voor uw inspanning door van een ‘min’ een ‘plus’ te maken.
Gaat u bewust prioriteiten toekennen, dan bent u 2-dimensionaal met timemanagement bezig. De vraag is natuurlijk welke criteria u hanteert om iets op dat moment een bepaalde prioriteit toe te kennen. Een goed hulpmiddel daarbij is uw taken onder te verdelen in belangrijke en urgente zaken en deze in een matrix tegen elkaar af te zetten. Zodoende ontstaan er vier kwadranten waar met elk een eigen dynamiek.
 

We kunnen er kort over zijn: optimaliseer kwadrant II en beperkt IV zoveel als mogelijk. Wilt u hier meer over weten, lees dan vooral het boek ‘First things first’ van Stephen Covey. In de training professionals en acquisitie komt deze vorm van time-management op meer praktische manier aan de orde.

Het veranderen van uw timemanagement vaardigheden kost tijd en dient integraal te worden aangepakt. Quick wins bestaan niet in deze.

Om de manier waarop u met tijd omgaat beter te beheersen zult u echter dieper moeten ‘graven’. Om op een 3-dimensionale manier naar tijd te kijken zult u zich de vraag moeten stellen waarom u te laat bent, zaken uitstelt of er gewoonweg niet aan begint.

Er zijn dan drie psychologische motieven te bedenken. Ten eerste kan het zijn dat u  ‘de taak’ eigenlijk niet wil uitvoeren, zogenaamd passief-agressief gedrag. Ten tweede kan te laat komen, uit- of afstel een gevoel van vrijheid en zelfbeschikking verschaffen. En ten derde kan te laat komen of uitstel u het gevoel van een zinvol en actief bestaan geven. De ‘druk,druk,druk’ mensen die bijna verslaafd zijn aan de adrenaline die deze werk - en leefhouding met zich meebrengt.

De perceptie van tijd kan dus als een van de belangrijkste oorzaken worden gezien. Deze verschilt van persoon tot persoon en van cultuur tot cultuur.

Binnen het werkveld van ‘omgaan met klanten’ geldt in Nederland nog steeds dat exact op tijd komen en je afspraken nakomen de norm is. Wel begint door de steeds kwetsbaardere infrastructuur deze norm te vervagen in de praktijk. Zeker wanneer het bijvoorbeeld bijeenkomsten betreft waar geen klanten bij betrokken zijn. De bijeenkomst wordt dan net even ‘lager’ ingeschaald ( zie matrix).

Doet u internationaal zaken? Dan is het goed om u te laten informeren over de ‘doen en laten’ aangaande timemanagement. Het kan u veel tijd besparen.

Lezers van dit artikel lezen ook:
Toegevoegde waarde tijd
Een column van Prof. Dr. Frank Kwakman over het managen van zakelijke dienstverlening in crisistijd. Wat hebben we geleerd van de eerdere crises?
> Lees meer

Training consultative-selling voor professionals
> Lees meer